אנחנו עובדים עם עוזרים וירטואלים כבר כמה שנים. הכוח האמיתי של עסק שבנוי בצורה סיסטמטית נחשפת רק כשמעבירים אחריות בצורה נכונה לעובד, לוקחים צעד אחורה, ורואים איך העבודה מתבצעת בדיוק כמו שהיא צריכה להתבצע, 100% מהזמן.
אחת השאלות שאני מקבל מלקוחות היא איך מפקחים על עובד שעובד מרחוק. התשובה לשאלה הזאת מתחלקת לשניים.
קודם כל, צריכה להיות לכם הערכת זמן סבירה למשימות שלו – כלומר, נאמר והמשימה של העובד אצלכם בעסק היא לענות למיילים, ואתם יודעים שמענה למייל לוקח לכם בממוצע 5 דקות, ובנוסף אתם יודעים שבבוקר מסויים הוא התעורר ל- 10 הודעות לקוח, אז זמן העבודה הכולל צריך לקחת כ- 50 דקות. לזה אפשר להוסיף מקדם ביטחון מסויים, ולהחליט שכל עוד המשימה לקחה בין שעה לשעה וחצי, זה נחשב סביר.
עכשיו, בהקשר הזה אני רוצה לומר לכם שאם עובד מבצע את המשימה שלו שוב ושוב, ולא מפגין שיפור בביצועים, אז זאת כבר אינדיקציה שיש בעיה. בעיה בביצועים, או בעיה במוסר עבודה. במקרה הזאת כדאי לעלות איתו לשיחה ולבדוק למה המטלה לוקחת יותר זמן משהיא צריכה לקחת.
החלק השני של התשובה הזאת הוא טכני – למעקב אחרי ביצועים אנחנו משתמשים בתוכנה שנקראת HubStaff.
העוזר מתקין את התוכנה על המחשב שלו, ועושה לוגין בתחילת משמרת ולוג-אאוט בסוף משמרת. במהלך המשמרת התוכנה עוקבת אחרי תזוזות עכבר, ולוקחת צילומי מסך כל כמה דקות.
מי מכם שחושב שזאת פלישה לפרטיות, דעו שהעוזרים מקבלים את הצורך, מבינים שזאת הדרך שלנו להגן על ההשקעה שלנו, ולא רואים בזה בעיה. באיזשהו מקום יש פה אספקט חיובי גם עבורם – אתה עובד טוב יותר כשאתה יודע שמישהו עשוי לצפות.
דבר אחרון – אני לא נכנס לבדוק את הצילומי מסך על בסיס יומי, או אפילו שבועי. הדרך הכי טובה לדעת שהעובד מבצע את העבודה היא לרתום אותו לחזון שלכם ולעורר בו מוטיבציה. אני נכנס לבדוק מה קרה רק כשאני מרגיש שיש בעיה, וצריך קצת יותר אינפורמציה לפני שאני עולה לשיחה.
—
רוצים להופיע בפרוייקט אוטונומציה? – אם יש לכם טיפ ממש טוב שהייתם רוצים שאוסיף לרצף אתם מוזמנים לשלוח לי מייל חזרה עם הטיפ, למי לתת קרדיט, ולינק לאתר או לשירות שלכם. לא מבטיח כמובן, אבל במידה והטיפ באמת טוב הוא יעלה
