איך אני בונה תרשים זרימה

באחד מהטיפים האחרים הצגתי לכם את Lucidchart, תוכנת יצירת תרשימים שהתאהבתי בה לאחרונה, וקיבלתם ממני דוגמת תהליך פיתוח מוצר באמזון, זהה לשרטוט כאן למטה.

 

image

 

אם עוד לא הורדתם אותו אז אתם יכולים להוריד אותו שוב בלחיצה כאן.

בואו נבין רגע מה אנחנו רואים בתרשים למעלה, ואז נדבר כמה מילים על איך יוצרים תרשים כזה, ומה זה נותן לכם.

המלבנים הירוקים הם הפאזות בתהליך – העליון הוא תחילת תהליך חיפוש מוצר, המלבן האמצעי הוא תחילת תהליך פיתוח מוצר (כשלמעשה בחרנו מוצר שאנחנו מתכוונים להשיק), והמלבן התחתון הוא סוף פיתוח ותחילת ייצור.

המלבנים הסגולים הם תהליכים משמעותיים בכל פאזה, לדוגמא תהליך חיפוש מועמדים להשקה, תהליך אנליזת מתחרים, תהליך חיפוש ספקים, וכו. כל אחד מהתהליכים האלו מורכבים מתתי תהליכים, שאין צורך לפרט בתרשים מעבר.

המעויינים הם צמתי החלטה, למעשה – Go/No Go – שניתנים לרוב על ידי מנהל.

האליפסות הכתומות הן צ'קליסטים חשובים שמתבצעים בשלבים שונים.

ולבסוף, המלבנים בצד שמאל שנראים קצת כמו גליונות אקסל הם הייצוג שלי לגליונות נתונים שמשמשים אותנו לקבלת החלטות בשלבים השונים. אקדיש לנושא הזה לפחות טיפ אחד בעתיד, בפרט אם תכתבו לי במייל חוזר שמעניין אתכם.

כשאני ניגש ליצור תרשים כזה הכלל הראשון שמנחה אותי הוא לא לתת לזה לעצור אותי. הכוונה היא שאני לא מחפש תרשים מושלם, מספיק לי לקבל תמונה כללית של איך הדברים מתבצעים, ובשביל זה מספיק לי לפרק את התהליך לפאזות, וליצור מלבן לשלבים שמרכיבים כל פאזה, כל פירוט מעבר הוא בונוס, וגם אם התרשים לא מתאר ב- 100% את איך שהדברים מתבצעים זה לא מפריע לי, חוק ה- 80-20 משחק פה.

אם אני לא זוכר איך דברים מתבצעים, אני אצור את התרשים בתנועה, תוך כדי שאני מבצע את המשימות בפועל – לדוגמא, אעשה לעצמי סימולציה ממש של תהליך פיתוח מוצר (עם כל התהליכים הכתובים, הנכסים, גליונות אקסל וכו'), ואצור ריבועים בהתאמה בתרשים תוך כדי תנועה

לתרשים הזה יש כמה שימושים אצלי בעסק.

בתור התחלה הוא מייצר אצלכם בהירות בראש שכמעט שום דרך אחרת לא תייצר אצלכם – אתם תזהו שלבים מיותרים, יצוצו לכם רעיונות יצירתיים איך לייעל את התהליך, תזהו חוסרים ותשלימו אותם.

דבר שני, תרשים הוא הצורה הכי טובה ללמד את העוזרים שלכם את העבודה. אם העוזר שלכם אחראי על תהליך פיתוח מוצר, אז לתת לו תרשים כזה ליד יחסוך לכם הסברים ארוכים, ייכנס אליו לראש טוב יותר, וימנע טעויות פוטנציאליות.

הלאה, בניית תהליכים בוויקי וניהול משימות היא הרבה יותר פשוטה כשיש לכם תרשים מול העיניים. עוברים שלב שלב, מתעדים את התהליך, וכשמסיימים איתו עוברים להבא. מייצר לכם שקט בראש.

לבסוף, וזה מבחינתי בונוס, בתהליכים מסויימים אפשר לשלב אוטומציות עם כלים כמו זאפייר ואינטגרומט, ואוטומציות אוהבות תרשימים.

רוצים להופיע בפרוייקט אוטונומציה? – אם יש לכם טיפ ממש טוב שהייתם רוצים שאוסיף לרצף אתם מוזמנים לשלוח לי מייל חזרה עם הטיפ, למי לתת קרדיט, ולינק לאתר או לשירות שלכם. לא מבטיח כמובן, אבל במידה והטיפ באמת טוב הוא יעלה

שיתוף ב facebook
שיתוף ב email
שיתוף ב whatsapp

להצטרפות לפרוייקט אוטונומציה וקבלת הטיפים ישירות למייל לחצו כאן